A importância do mapeamento de processos em uma organização

O que é mapeamento de processos

O mapeamento de processos representa um recurso que contribui para a empresa conhecer seus processos e suas interações, mantendo o fluxo de trabalho organizado, englobando todas as atividades de maneira clara e objetiva. Essa ferramenta permite melhor visualização para administrar um negócio de forma eficiente e pode ser aplicada em qualquer tipo de empresa.

Em resumo é uma alternativa usada para identificar e monitorar um conjunto de atividades, ou seja, o mapeamento de processos define de forma organizada como os materiais e insumos são transformados, em produtos ou serviços.

Podemos incluir as seguintes informações no mapeamento de processos tais como:

  • Entradas
  • Saídas
  • Atividades
  • Os riscos do processo,
  • Competência
  • Necessidades
  • Documentos
  • Oportunidades de melhoria
  • Monitoramento

Todas estas alternativas podem estar inseridas no mapeamento facilitando o entendimento claro do processo a ser monitorado. Para mapear, podemos utilizadas várias técnicas tais como:

  • Brainstorming
  • 5 Porquês
  • 5W2H
  • PDCA

Desta forma podemos ter a contribuição espontânea de ideias entre membros ou sócios da empresa setores e colaboradores que vão estar inseridos no processo. As informações são alocadas de forma a poder visualizar o processo e suas interações. Existem várias formas de dispor o mapeamento cada organização escolhe a que melhor atenda.

Quais são os benefícios do implantar o Mapeamento

Primeiramente temos que atender a norma ISO 9001:2015 que diz:

8 – Operação  
8.1 – Planejamento e Controle Operacional

  • A organização deve planejar, implementar e controlar os processos, como definido em 4.4, necessários para atender requisitos para fornecimento de produtos e serviços e para implementar as ações determinadas em 6.1, através da:
  1. determinação de requisitos para produtos e serviços;
  2. estabelecimento de critérios para:
    • os processos
    • E aceitação de produtos e serviços

Sendo assim com o mapeamento, é possível descrever objetivamente o cominho de cada processo passo a passo, delegar os responsáveis pelas etapas, prever os recursos, insumos e mão de obra necessários, conhecer os principais gargalos no sistema da organização e muita mais ações que contribuem para melhorar a administração dos processos.

Benefícios  de Implantar o  Mapeamento dos Processos

Quando os processos estão definidos implantados e organizados, os benefícios surgem imediatamente, como exemplo temos:

  • A produtividade tende a aumentar
  • Os erros e as falhas humanas tendem a diminuir  ou desaparecem;
  • A comunicação entre os envolvidos de todas fica muito mais fácil e objetiva;
  • A aprendizagem sobre a organização se torna muito mais eficiente;
  • O nível de entendimento da organização cresce consideravelmente;
  • Facilita o gerenciamento  das atividades,
  • A empresa ganha um enorme diferencial competitivo
  • Aumento da na satisfação dos clientes.

É evidente e cada vez mais claro que o mapeamento de processos, quando bem realizado, implementado e monitorado, proporciona muitas vantagens para as empresas, é um excelente método, que deve ser sempre utilizado para agilizar e auxiliar a administração e o Sistema de gestão.

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GAC - Gestão de Apoio Para Corporações
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Especialista em Sistema de Gestão Integrado, Pós Graduado em Administração, Economista, Auditor Líder da ISO 9001 – ISSO 14001 – OHSAS 18001 entre outras, Instrutor de cursos para o Sistema de Gestão. Diretor Proprietário da empresa GAC Gestão de Apoio para Corporações.